Hysbysiad preifatrwydd

Amlinella’r hysbysiad preifatrwydd hwn sut byddwn yn trin, storio, defnyddio ac yn rhannu’ch gwybodaeth bersonol.

Mae’r hysbysiad hwn yn hepgor pob hysbysiad neu ddatganiad preifatrwydd neu brosesu teg a gyhoeddwyd gennym yn flaenorol.

Rheolwn y data personol yr ydym yn ei gasglu a’i ddefnyddio, oni bai i ni ddweud fel arall.

Yr hyn a gasglwn a sut fyddwn yn defnyddio data personol

Yr hyn a wnawn â’ch data os cysylltwch â ni i:

Byddwn yn prosesu’r manylion personol byddwch yn eu darparu ac sydd yn angenrheidiol er mwyn ymateb i’ch ymholiad.

Mae hyn yn angenrheidiol i ni berfformio’n tasgau cyhoeddus fel rheolydd.

Cyfeiriwch at rifau 1 a 7a isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn.

Byddwn yn defnyddio’r data rydych yn ei ddarparu a data personol arall i archwilio a gweithredu yn gyfatebol i ddatrys eich gofid fel rhan o’n dyletswyddau statudol neu o ran budd y cyhoedd.

Pan fo’ch cwyn yn ymwneud â phrosesu data categori arbennig, amdanoch chi’ch hunan neu eraill, mae o fudd i’r cyhoedd ac arfer dda reoleiddiol i ni brosesu data i archwilio.

Cyfeiriwch at rifau 1 a 7b isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn

Byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth gyswllt ac unrhyw wybodaeth arall sy’n angenrheidiol i ni gyflawni’ch cais.

Mae hyn yn angenrheidiol i ni gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol i ymateb i geisiadau FOI.

Cyfeiriwch at rifau 4 a 7d isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn. 

Byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth gyswllt ac unrhyw wybodaeth arall sy’n angenrheidiol i ni gyflawni’ch cais.

Mae hyn yn angenrheidiol i ni gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol i ymateb i geisiadau hawliau gwybodaeth.

Cyfeiriwch at rifau 4 a 7e isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn.

Os ydych yn cyflwyno hawliad i Lys Sirol, neu Lys y Sir yn yr Alban, am achos o fynd yn groes i Ddeddf Cydraddoldeb 2010, rhaid i chi ddweud wrthym ni amdano a ffeilio copi o’r hysbysiad hwnnw gyda’r llys.

Gallai methiant i wneud hynny effeithio ar gynnydd eich hawliad.

Byddwn yn defnyddio’r data a ddarparoch wrthym ac unrhyw ddata personol arall neu ddata categori arbennig i fonitro natur a nifer yr achosion cyfreithiol gwahaniaethu a ddygwyd gerbron y Llysoedd.

Yn achlysurol efallai byddwn yn penderfynu ymyrryd mewn achos a ddygwyd i’n sylw os byddwn o’r farn bod yr achos o ddiddordeb strategol ac y gallwn gynorthwyo’r Llys drwy ddarparu tystiolaeth arbenigol.

Gweithredir y camau hyn yn unol â’n swyddogaeth fel rheolydd a’n pwerau statudol (yr hyn a ganiataodd ein sefydliad ei wneud).

Cyfeiriwch at rifau 1 a 7a isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol ar gyfer hyn

Beth fyddwn yn ei wneud â’ch data os byddwch yn cysylltu â ni ynglŷn â sefydliad neu unigolyn arall i:

Byddwn yn defnyddio’r data byddwch yn ei ddarparu a data personol arall i archwilio a gweithredu yn unol â’n pwerau statudol (yr hyn a ganiataodd y senedd i’n sefydliad ei wneud). 

Mae hyn yn angenrheidiol i ni berfformio’n tasgau statudol.

Os yw’r wybodaeth byddwch yn ei darparu yn cynnwys data categori arbennig byddwn yn archwilio yn unol â gofynion rheoleiddiol.

Cyfeiriwch ar rifau 1 a 7b isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn

 

Byddwn yn defnyddio’r data byddwch yn ei ddarparu a data personol arall neu data categori arbenig i archwilio a gweithredu yn unol â’n swyddogaeth fel rheolydd a’n pwerau statudol (yr hyn a ganiataodd y senedd i’n sefydliad ei wneu).

Cyfeiriwch at rifau 1 a 7b isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn.

Yr hyn byddwn yn ei wneud â’ch data os byddwch yn dilyn neu’n ymgysylltu â’n gwaith yn y ffyrdd a ganlyn: 

Ar y mwyaf byddwn yn casglu eich enw a llun ohonoch fel y gallwn wneud bathodyn ymwelydd wedi’i bersonoli.

Rhennir y rhain gyda staff y dderbynfa a fydd, yn dibynnu ar y safle, yn gofyn i weld copi o’ch llun adnabod ar gyfer dibenion dilysu, ond ni fyddwn yn gwneud copi.

Gofynnir i chi arwyddo i mewn ac allan o’r adeilad. Byddwn yn gwneud hyn o dan ein buddion cyfreithlon o ran diogelwch ac iechyd a diogelwch.

Cyfeiriwch at rif 5 isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn.  

Nodwch bod y rheolaethau diogelwch yn ychydig yn wahanol ymhob un o’n swyddfeydd.

Tra’ch bod yn ein swyddfa caiff eich llun ei ddal gan gamerâu  CCTV sy’n cael eu gweithredu a’u rheoli gennym.

Byddwn yn gwneud hyn ar gyfer diogelwch a dibenion iechyd a diogelwch.  

Cyfeiriwch at rif 5 isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn. 

Mae camerau CCTV hefyd yn y safleoedd lle mae canolfan ein swyddfeydd a chânt eu rheoli a’u gweithredu gan y cwmnïau rheoli adeilad perthnasol.

Byddwn yn casglu’ch manylion cyswllt fel y gallwn anfon yr wybodaeth atoch. Gwnawn hyn gyda’ch caniatâd.

Cyfeiriwch at rif 2 isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn.  

Os byddwch yn dewis i beidio â chlywed gennym byddwn yn cadw copi o’ch manylion cyswllt a’r hyn sy’n well gennych mewn perthynas â’r rhain i sicrhau na gysylltir â chi yn y dyfodol. Mae hyn yn angenrheidiol i ni gydymffurfio â’n rhwymedigaeth gyfreithiol i barchu’ch cais.

Cyfeiriwch at rif 4 isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn.  

Os byddwch yn ymuno ag un o’n rhwydweithiau, grwpiau, ymgyrchoedd, neu’n arwyddo un o’n haddewidion (megis Gweithio Ymlaen neu’r Gyfnewidfa Cydraddoldeb a Hawliau Dynol) gwnawn ddefnyddio’ch manylion cyswllt i:

  • rannu gwybodaeth, arfer orau a chynnwys cyfyngedig â chi
  • dilyn â deunyddiau i gefnogi’ch addewid neu danysgrifiad

Gallai hyn gynnwys:

  • newyddion a diweddariadau perthnasol i’ch tanysgrifiad neu addewid 
  • awgrymiadau, cyngor a chanllawiau
  • gwahoddiad i hyfforddiant, digwyddiadau, cynadleddau a gweminarau

Gwnawn hyn gyda’ch caniatâd.

Cyfeiriwch at rif 2 isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn. 

Os byddwch yn dewis i beidio â chlywed gennym byddwn yn cadw copi o’ch manylion cyswllt a’r hyn sy’n well gennych mewn perthynas â’r rhain i sicrhau na gysylltir â chi yn y dyfodol. Mae hyn yn angenrheidiol i ni gydymffurfio â’n rhwymedigaeth gyfreithiol i barchu’ch cais. 

Cyfeiriwch at rif 4 isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn. 

Byddwn yn casglu a storio’ch manylion cyswllt busnes a’u defnyddio i gysylltu â chi ynghylch â gwaith, digwyddiadau, hyfforddiant ac ymchwil cysylltiedig neu ein gweithgareddau eraill os ydych:

  • yn gweithio gyda ni neu mae diddordeb gennych i weithio gyda ni
  • yn gweithio i sefydliad sy’n ymgymryd â gwaith perthnasol
  • yn academydd neu ymchwilydd mewn maes tebyg
  • yn gweithio yn y wasg/cyfryngau/newyddiaduriaeth
  • yn flogiwr
  • unrhyw rhanddeiliad perthnasol arall

Gwnawn hyn o dan ein pwerau statudol i hyrwyddo.  

Cyfeiriwch at rif 1 isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn. 

Ochr yn ochr â’ch manylion cyswllt gallwn storio manylion ynghylch eich diddordeb posib yn seiliedig ar eich gwaith, ymchwil neu gyhoeddiadau efallai y buoch yn gysylltiedig â nhw. Rydym o’r farn ei fod o fudd cyfreithlon i chi gael gwybodaeth sy’n berthnasol i’ch gwaith a buddion.

Cyfeiriwch at rif 5 isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn. 

Os darparwch eich manylion cyswllt personol i ni, ni fyddwn yn cysylltu â chi oni bai i chi ganiatáu i ni wneud hynny. 

Cyfeiriwch at rif 1 isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn

Byddwn yn defnyddio’ch manylion cyswllt i’ch darparu â chopi o’r wybodaeth neu’r cyhoeddiad a geisioch. Gwnawn hyn gyda’ch caniatâd.

Cyfeiriwch at rif 2 isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn. 

Os byddwch yn mynychu digwyddiad gwnawn gasglu’ch enw a manylion cyswllt i gofrestru’ch presenoldeb ac i sicrhau iechyd a diogelwch digonol.

Gwnawn hyn o dan ein budd cyfreithlon i hwyluso digwyddiad, eich darparu â gwasanaeth derbyniol, a sicrhau diogelwch, iechyd a diogelwch priodol mewn digwyddiadau o’r fath.  

Cyfeiriwch at rif 5 isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn. 

Byddwn hefyd yn cynnal cofnod o’ch presenoldeb yn y digwyddiad ac efallai gwnawn gysylltu â chi ynghylch y digwyddiad ac unrhyw berthynas posib yn y dyfodol.

Gwnawn hyn o dan ein budd cyfreithlon i ddarparu gwasanaeth da a chynnal perthynas â rhanddeiliaid.  

Cyfeiriwch at rif 5 isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn.

Yr hyn a wnawn â’ch data os ydych yn sefydliad neu unigolyn yn darparu cyngor ar gyngor cydraddoldeb a hawliau dynol i unigolion a:

Gwnawn gasglu unrhyw fanylion angenrheidiol ac unrhyw fanylion a ddarparoch i ni er mwyn i ni eich cynghori.

Gwnawn hyn o dan ein pŵer statudol i hybu ymwybyddiaeth a dealltwriaeth o hawliau o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2006.

Cyfeiriwch at rifau 1 a 7a isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn

Yr hyn a wnawn â’ch data os rydym yn eich cefnogi ar faterion cydraddoldeb a hawliau dynol, neu rydych yn cefnogi’n gwaith ni, a:

Gwnawn gasglu a defnyddio’r wybodaeth angenrheidiol amdanoch ar gyfer yr achos o dan ein pwerau statudol.

Oherwydd natur ein gwaith bydd hyn yn debygol o gynnwys data categori arbennig amdanoch chi.

Byddwn yn prosesu’r data hwn fel rhan o’n swyddogaeth statudol o ran budd y cyhoedd.

Cyfeiriwch at rifau 1 a 7a isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn. 

Os bydd yn angenrheidiol i ddefnyddio data yn ymwneud â chollfarnau troseddol gwnawn hyn mewn perthynas â hawliad cyfreithiol ac o dan ein pwerau statudol

Cyfeiriwch at rifau 1 a 6 isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn. 

Mae hyn yn cynnwys lle rydym yn gosod gorchmynion neu waharddiadau neu ymgymryd ag adolygiadau barnwrol.

Cyfeiriwch at rifau 1 a 7a isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn. 

Rydym yn cynnal ymchwiliadau o ran budd y cyhoedd ac o dan ein pwerau statudol i unrhyw fater yn ymwneud ag Adran 8 neu 9 y Ddeddf Cydraddoldeb (cydraddoldeb ac amrywiaeth neu hawliau dynol).

Gwnawn gasglu gwybodaeth o ffynonellau amrywiol am, neu’n uniongyrchol gan, unigolion eu hunain, gan gynnwys:

  • adrannau llywodraeth
  • cwmnïau preifat
  • sefydliadau sector gwirfoddol
  • ASau a Gweinidogion
  • Sefydliadau sector cyhoeddus
  • rheoleiddion
  • cyfreithwyr
  • undebau
  • sefydliadau cynghori
  • gwybodaeth sydd ar gael yn gyhoeddus
  • ffynonellau eraill

Os yn angenrheidiol, gallwn ofyn i sefydliadau neu unigolion i ddarparu gwybodaeth i ni. O ganlyniad methiant i ddarparu gwybodaeth o’r fath i ni gallwn wneud cais am orchymun llys.

Byddwn yn casglu data personol gan gynnwys data categori arbennig sydd yn berthnasol ac yn angenrheidiol ar gyfer yr ymchwiliad.

Caiff unrhyw ddata a gasglwyd amdanoch ei ddefnyddio’n unig ar gyfer dibenion ymchwiliad yn unol â’i gylch gorchwyl a gyhoeddwyd ac mewn unrhyw archwiliadau a lansiwyd yn sgil yr ymchwiliad.

Ni chaiff data o’r fath ei ddatgelu oni bai bod Deddf Cydraddoldeb 2006 (Adran 6) yn caniatáu hynny’n groyw.

Cyfeiriwch at rifau 1 a 7a isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn. 

Efallai hefyd y byddwn yn cysylltu â chi ynghylch yr wybodaeth a ddarparoch.

Dim ond ar ôl i chi ganiatáu i ni wneud felly y gwnawn hyn oni bai ei fod yn angenrheidiol ar gyfer ein swyddogaethau statudol i fel arall gysylltu â chi.

Bydd unrhyw ganfyddiadau, adroddiadau neu argymhellion a rennir yn gyhoeddus neu fel arall fel rhan o’r ymchwiliad yn cynnwys ystadegau’n unig na fydd yn enwi unigolion, oni bai i chi fel arall roi’ch caniatad.

Cyfeiriwch at rif 2 isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn. 

Gwnawn gasglu’r data a ddarparoch i ni i’w ddadansoddi a’i ddefnyddio fel tystiolaeth ar gyfer y pwrpas a soniwyd amdano yn y gweithgaredd, er enghraifft i ddeall profiadau gwahaniaethu.

Gallai hyn gynnwys data categori arbennig (h.y. ynghylch nodweddion gwarchodedig yn berthnasol i’r dystiolaeth a wnaed cais amdani).

Gwnawn hyn o dan ein pwerau statudol i ymgymryd ag ymchwil ac mewn rai achosion gwnawn  ddweud wrth sefydliadau eraill i ymgymryd â’r gweithgareddau hyn ar ein rhan.

Byddwn yn aml yn defnyddio’r wybodaeth a ddarparwyd i gyhoeddi data heb enw megis ystadegau, ond ni fydd y rhain yn eich enwi mewn unrhyw ffordd.

Cyfeiriwch at rifau 1 a 7a isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn. 

Gyda’ch caniatâd croyw gwnawn gasglu manylion a ddarparoch i ni amdanoch eich hun a’ch hanes neu brofiad(au) yn ysgrifenedig, mewn sain neu fideo i’w cyhoeddi’n gyhoeddus fel astudiaeth achos.

Gallai hyn gynnwys data personol a chategori arbennig amdano’ch chi.

Gwnawn hefyd gasglu’ch manylion cyswllt, nas cyhoeddir, fel y gallwn gysylltu â chi am yr astudiaeth achos ei hunan.

Cyfeiriwch at rifau 2 ac 8 isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn.

Gwnawn ddefnyddio’r rhain yn ein cyhoeddiadau, gwefan neu mewn cyfryngau arall yn wynebu’r cyhoedd.

Dim ond ar ôl i chi ein caniatáu i wneud felly y byddwn yn gwneud hyn.

Cyfeiriwch at rif 2 isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn.

Yr hyn a wnawn â’ch data os ydych yn sefydliad yr ydym yn ymgysylltu â chi o ran eich cydymffurfiaeth â chydraddoldeb neu hawliau dynol, a:

Gwnawn gasglu’r wybodaeth angenrheidiol i adolygu ymarferion a safonau cydymffurfio ac ymgymryd â’n gwaith gorfodi.

Mae hyn yn angenrheidiol i ni gyflawni’n swyddogaethau statudol

Cyfeiriwch at rifau 1 a 7a isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn. 

Pan fydd yn angenrheidiol gallwn wneud cais am i chi ddarparu tystiolaeth yn cynnwys data personol neu ddata categori arbennig i ni (yn arbennig mewn perthynas â nodweddion gwarchodedig).

Os na ddarperir hyn gallwn gyflwyno hysbysiad cydymffurfio.

O ganlyniad methu a chadw at hysbysiad cydymffurfio gallech gael gorchymyn llys i gael y data.

Bydd angen i ni hefyd gasglu manylion cyswllt uwch gyflogeion perthnasol yn eich sefydliad.

Gallwn hefyd ddefnyddio data sydd ar gael yn gyhoeddus i gefnogi’n hadolygiad.

Cyfeiriwch at rifau 1 a 7a isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn. 

Mae hyn yn cynnwys lle gallech chi neu’ch sefydliad fod yn destun i gamau gorfodi ffurfiol gan gynnwys archwiliadau, asesiadau Dyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus ac Adolygiadau Barnwrol.

Cyfeiriwch at rifau 1 a 7a isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn. 

Yr hyn a wnawn â’ch data os ydych yn gweithio gyda ni neu yn gwneud cais am grant, a:

Gwnawn gasglu’ch manylion cyswllt neu fanylion cynrychiolydd, ac unrhyw fanylion angenrheidiol arall, er mwyn cysylltu â chi am y contract gwasanaeth a’i waith a chyflawni’r contract.

Mae hyn yn angenrheidiol i ni gyflawni’n contract â chi.

Cyfeiriwch at rif 3 isod, lle rydym yn nodi’n sylfaen gyfreithiol dros hyn. 

Yn unol â’n rhwymedigaethau cyfreithiol byddwn yn darparu manylion perthnasol i sefydliadau allanol megis Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi (HMRC) a’r Swyddfa Archwilio Genedlaethol (NAO).

Cyfeiriwch at rif 4 isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn. 

Os yw’r gwasanaethau rydych yn darparu i ni yn wasanaethau cyfreithiol, gwnawn gyhoeddi enwau’r gweithwyr cyfreithiol proffesiynol a’r gwariant mewn perthynas â’r gwasanaeth a ddarparoch yn unol â’n rhwymedigaethau statudol.

Cyfeiriwch at rif 4 isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn. 

Gwnawn gasglu’ch manylion cyswllt neu fanylion cynrychiolydd, ac unrhyw fanylion angenrheidiol arall, er mwyn cysylltu â chi am y grant a gwasanaeth cysylltiedig.

Efallai byddwn yn casglu geirda yn ymwneud â’ch sefydliad er mwyn sicrhau’r defnydd priodol o arian cyhoeddus. Mae hyn yn angenrheidiol fel rhan o’n pwerau statudol i ryddhau grantiau.

Cyfeiriwch at rif 1 isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn.

Yr hyn a wnawn â’ch data os bydd angen addasiadau rhesymol arnoch wrth i chi: 

Gwnawn gasglu’r manylion angenrheidiol a ddarparoch i ni fel y gallwn roi’r fath ofynion ar waith a chydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol o dan Adran 20 Deddf Cydraddoldeb 2010.

Pan fo’n berthnasol i’r gofynion, bydd hyn yn cynnwys rhannu’r wybodaeth angenrheidiol â’r darparwyr gwasanaeth perthnasol megis staff cyfleusterau adeiladu, staff iechyd a diogelwch neu arlwywyr.

Cyfeiriwch at rifau 1 a 7f isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn.

Yr hyn a wnawn â’ch data wrth i chi ymweld â’n gwefan:

Efallai byddwn yn casglu manylion megis eich enw, cyfeiriad e-bost neu gyfeiriad IP (rhif unigryw a gysylltir â’ch gweithgaredd ar-lein) i weinyddu a diogelu’n gwefan.

Mae hyn yn fudd cyfreithlon i ni i gadw’n gwefan i weithio.  

Cyfeiriwch at rif 5 isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn. 

Mae hefyd yn rhan o’n rhwymedigaeth gyfreithiol i gynnal diogelwch priodol.

Cyfeiriwch at rif 5 isod, lle rydym yn nodi’r sylfaen gyfreithiol dros hyn. 

Ffeil fach yw cwci yr ydym yn ei storio ar eich dyfais i gasglu gwybodaeth ar sut rydych yn defnyddio’n gwefan.

Am fwy o wybodaeth ar sut rydym yn defnyddio’r rhain, gweler ein polisi cwcis.

Sut rydym yn rhannu’ch gwybodaeth bersonol

Sut rydym yn rhannu’ch gwybodaeth bersonol â:

Byddwn yn cyfarwyddo ac yn cytuno contract â sefydliadau trydydd parti (cyflenwyr) i brosesu data ar ein rhan pan fo hynny yn ategu’n gwaith.

Dim ond gyda sefydliadau sydd â diogelwch cyfwerth, neu ddigonol ar waith byddwn ni’n defnyddio i drin data personol gan ystyried sensitifrwydd y data.

Bydd contract neu gytundeb bob amser gennym ar waith gyda’r cyflenwr.

Mae sefydliadau cyflenwi rydym yn eu defnyddio yn cynnwys:

  • darparwyr systemau TG
  • asiantaethau ymchwil
  • darparwyr arolwg
  • cwmnïau ffilmio
  • ysgrifenwyr copi
  • llwyfannau rheoli digwyddiad
  • llwyfannau marchnata
  • llwyfannau rheoli photo
  • darparwyr gwasanaeth tanysgrifio
  • gwasanaethau cyfreithiol allanol
  • rheoli adeiladau
  • archwilwyr
  • cynghorwyr neu ymgynghorwyr proffesiynol

Efallai bydd angen i ni rannu’ch gwybodaeth bersonol gyda sefydliadau eraill sydd yn defnyddio’r data i’w diben eu hunain.

Yn y rhan fwyaf o achosion ni fyddwn yn datgelu gwybodaeth a ddarparoch i ni o dan ein pwerau statudol i sefydliadau eraill.

Weithiau bydd hyn yn cynnwys gweithio ar y cyd neu drefniadau rhannu data, er enghraifft rhannu data gydag adrannau llywodraeth.

Yn yr achosion hyn bydd bob amser gytundeb rhannu data gennym neu drefn briodol arall ar waith i ddiogelu’ch data.

Mae’r sefydliadau hyn yn cynnwys:

  • Swyddfa Cydraddoldeb y Llywodraeth
  • Swyddfa Archwilio Genedlaethol
  • Bargyfreithwyr, eiriolwyr neu gynghorwyr cyfreithiol
  • llysoedd
  • rheoleiddion megis y Comisiwn Elusen / Swyddfa Rheolydd Elusen yr Alban a’r Comisiwn Ansawdd Gofal
  • ombwdsmon seneddol ac iechyd
  • ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus yr Alban
  • llywodraethau canolog a datganoledig
  • awdurdodau erlyn
  • awdurdodau lleol, megis timau diogelu
  • teulu neu ffrindiau e.e. mewn perthynas â chwynion

Os down yn ymwybodol o faterion yn ymwneud â chylch gwaith statudol rheoleiddion eraill megis y Comisiwn Ansawdd Gofal, a bod datgelu i’r rheolydd o fudd i’r cyhoedd, yna byddwn efallai yn rhannu data amdanoch gyda nhw.

Gallwn hefyd rannu data mewn amgylchiadau unwaith ac am byth eraill megis darparu gwybodaeth i’r heddlu i’w cynorthwyo gyda’i gwaith i atal neu ddod o hyd i drosedd.

Mae amgylchiadau hefyd lle rydym yn rhwym yn gyfreithiol i rannu gwybodaeth er enghraifft os yw’r llysoedd yn gofyn i ni ddatgelu gwybodaeth iddynt.

Am ba mor hir y byddwn yn cadw’ch gwybodaeth bersonol

Dim ond cyhyd ag y bo’i angen y byddwn yn cadw’ch gwybodaeth bersonol.

Am fanylion ynglŷn â pha mor hir y byddwn yn cadw mathau gwahanol o gofnodion, gweler ein hamserlen gadw.

Am ragor o wybodaeth am ba mor hir y cedwir data personol, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data.

Sut fyddwn yn cadw’ch gwybodaeth bersonol yn ddiogel

Byddwn yn cymryd mesurau priodol i ddiogelu’ch gwybodaeth bersonol a’i ddiogelu yn erbyn prosesu heb awdurdod neu brosesu anghyfreithlon, yn ogystal ag yn erbyn ei golli’n ddamweiniol, ei ddifrodi neu’i niweidio.

Mae hyn yn cynnwys sicrhau bod mesurau technegol a chyfundrefnol ar waith fel ei gilydd.  

  • defnyddio gweinyddion diogel i storio gwybodaeth bersonol
  • defnyddio technolegau i amgryptio data wrth ei drosglwyddo neu pan nad yw’n symud
  • cael mynediad i ganiatâd i gyfyngu mynediad i staff sydd ei angen yn unig
  • darparu mynediad i’r lleiafswm data personol sy’n angenrheidiol, gan ddefnyddio  cyfyngiadau priodol
  • pan fo’n bosib, gwneud y data’n ddienw neu gyda ffugenw neu sicrhau na ellir ei adnabod
  • sicrhau bod newidiadau wedi’u hawdurdodi
  • profi diogelwch a sicrwydd yn rheolaidd
  • bod â pholisïau a gweithdrefnau sefydliadol ar waith i ddiogelu’ch gwybodaeth
  • sicrhau bod staff sy’n trin gwybodaeth bersonol yn cael hyfforddiant perthnasol
  • sicrhau bod cytundebau ffurfiol megis contractau neu gytundebau rhannu data ar waith gyda sefydliadau eraill sydd yn gweithio gyda ni ac yn trin data personol
  • sicrhau ein bod yn gofalu bod gan gyflenwyr ddiogelwch da cyn gweithio gyda nhw

Ble lleolir eich data

Yn bennaf, bydd eich data yn aros o fewn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd (EEA), neu o fewn y DU. 

Efallai byddwn yn trosglwyddo’ch gwybodaeth bersonol i wledydd y tu allan i’r EEA neu i sefydliad rhyngwladol.

Wrth drosglwyddo’ch gwybodaeth bersonol y tu allan i’r EEA, byddwn yn sicrhau y defnyddir amddiffynfeydd digonol i ddiogelu’ch data. Manylir ar hyn yn ein Polisi Diogelu Data.

Wrth drosglwyddo data i sefydliad o fewn yr Unol Daleithiau, byddwn yn sicrhau y caiff ei ddiogelu gan yr EU-U.S. Privacy Shield sydd ar waith.

Pan fo sefydliadau rydym yn gweithio gyda nhw yn gweithredu’n fyd eang neu’n defnyddio gwasanaethau y tu allan i’r EEA gwnawn gymryd camau rhesymol i sicrhau bod diogelwch megis cymalau contract model ar waith i ddiogelu data personol.

Ar gyfer gwybodaeth ar drosglwyddo data i wledydd eraill drwy ein defnydd o gwcis, gweler ein polisi cwcis.

Eich hawliau i’ch gwybodaeth bersonol

Mae gennych yr hawliau canlynol o dan ddeddfwriaeth diogelu data i’ch gwybodaeth bersonol:

  • i wybod pa wybodaeth yr ydym yn ei dal amdanoch ('hawl i gael eich hysbysu')
  • i ofyn am fynediad i neu gopi o’r wybodaeth yr ydym yn ei dal amdanoch ('hawl i fynediad')
  • i gywiro eich data os yw’n anghywir ('hawl i gywiriadau')
  • i ddileu’ch data pan nad oes rhwymedigaeth neu reswm cyfreithiol hollbwysig i’w gadw ('hawl i ddileu')
  • i atal defnyddio’ch data, os ydych wedi’i herio ac yn disgwyl dyfarniad mewn perthynas â’i ddefnydd cyfreithlon, cywirdeb neu effaith eich hawliau, neu’n gofyn iddo gael ei gadw mewn perthynas â hawliad cyfreithiol (‘hawl i gyfyngu prosesu’)
  • i wrthwynebu ei ddefnydd, gan gynnwys optio allan o gael marchnata megis ein cylchlythyr (‘hawl i wrthwynebu’)
  • i ofyn i ni drosglwyddo data amdanoch chi a ddarparoch i ni i sefydliad arall ar eich rhan (‘hawl i hygludedd data’)

Lle rydych wedi rhoi’ch caniatâd i ni ddal neu ddefnyddio’ch data personol, mae’r hawl gennych i dynnu’r caniatâd hwnnw yn ôl ar unrhyw adeg.

Cewch ragor am eich hawliau gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Cewch wneud y gofynion hyn neu dynnu’ch caniatâd yn ôl drwy anfon e-bost neu ysgrifennu at y Swyddog Diogelu Data.

Efallai byddwn yn gofyn i chi ddarparu cadarnhad o’ch hunaniaeth ac yn y rhan fwyaf o achosion cewch yr ymateb cyn pen un mis.

Sut y gallwch gysylltu â ni

Os oes gennych unrhyw gwestiwn neu ofid ynglŷn â’r ffordd rydym yn casglu, trin, storio neu ddiogelu’ch gwybodaeth bersonol, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data:

Data Protection Officer
Equality and Human Rights Commission
Arndale House
The Arndale Centre
Manchester
M4 3AQ

Anfon e-bost at y Swyddog Diogelu Data.

Mae’r hawl gennych hefyd i gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO):

Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Y sylfaen gyfreithiol y byddwn arni yn trin, storio, defnyddio a rhannu’ch gwybodaeth bersonol

Data personol

1. Mae’r prosesu yn angenrheidiol i ni berfformio’n gorchwylion cyhoeddus – Erthygl 6(1)(e) o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR)  

2. Mae’ch caniatâd gennym – Erthygl 6(1)(a) y GDPR

3. Mae’r prosesu yn angenrheidiol i gyflawni contract sydd gennym gyda chi - Erthygl 6(1)(b) y GDPR

4. Mae’r prosesu yn angenrheidiol i ni fodloni rhwymedigaeth gyfreithiol - Erthygl 6(1)(c) y GDPR

5. Mae budd cyfreithlon yn y prosesu– Erthygl 6(1)(f) y GDPR 

Data collfarnau troseddol

6. Ymgymerir â’r prosesu mewn perthynas â hawliadau cyfreithiol yn unol ag Erthygl 10 y GDPR a Deddf Diogelu Data 2018 (DPA) Atodlen 1 rhan 3(33)

Data categori arbennig

7. Mae’r prosesu yn angenrheidiol er budd y cyhoedd neu i ni berfformio’n gorchwylion cyhoeddus – Erthygl 9(2)(g) y GDPR

a) ac mae’n angenrheidiol ar gyfer dibenion statudol neu lywodraeth o dan DPA 2018 Atodlen 1 rhan 2(6)

b) mae’n angenrheidiol ar gyfer gofyniad rheoleiddiol o dan DPA Atodlen 1 rhan 2(12)

c) mae’n angenrheidiol ar gyfer diben achosion cyfreithiol, hawliau cyfreithiol, neu gyngor o dan DPA Atodlen 1 rhan 2(33)

d) mae’n angenrheidiol i ateb ein rhwymedigaethau cyfreithiol o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 neu Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth (yr Alban) 2002

e) mae’n angenrheidiol i ateb ein rhwymedigaethau cyfreithiol o dan GDPR neu DPA

f) mae’n angenrheidiol i ateb ein rhwymedigaethau cyfreithiol o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010

8. Mae gennym eich caniatâd clir – Erthygl 9(2)(a) y GDPR

Cyfeiriwch at destun llawn y GDPR a thestun llawn y DPA  am fwy o wybodaeth.  

Diweddarwyd ddiwethaf: 14 Oct 2019