Mae’r canllaw hwn i reolwyr cwmnïau canolig i fawr yng Nghymru, Lloegr a’r Alban. Bydd yn arbennig o berthnasol i’r rheini gyda chyfrifoldebau dros faterion cymdeithasol a hawliau dynol, yn ogystal â’r rheini sydd yn gweithio ym maes adnoddau dynol a pherthynas â chwsmeriaid a chymunedau. Gall busnesau bach ddefnyddio’r canllaw hwn i ddatblygu gweithdrefnau sydd yn adlewyrchu’u maint a chyd-destun a natur eu gweithrediadau.
Gwneud y pethau iawn: gweithwyr, cwsmeriaid a chymunedau
Lawr lwytho ein canllawiau ar gyfer nodi a thrin cwynion hawliau dynol:
Pam ei fod yn bwysig i ddatrys cwynion hawliau dynol?
Safon fyd-eang yw Egwyddorion Arweiniol y Cenhedloedd Unedig ar Fusnes a Hawliau Dynol sydd yn amlinellu bod cyfrifoldeb gan fusnes i barchu hawliau dynol, ac i unioni’n effeithiol ac yn brydlon, unrhyw niwed a achoswyd i hawliau dynol pobl. Nid yw’r egwyddorion arweiniol yn creu unrhyw rwymedigaethau cyfreithiol rhyngwladol newydd ar gwmnïau, ond gallan nhw helpu cwmnïau i weithredu gyda pharch dros hawliau dynol, a chyflawni’u cyfrifoldebau cyfreithiol, a osodwyd ym maes cyfreithiau domestig.
Mae Deddf Hawliau Dynol (1998) yn amlinellu’r rhyddid a’r hawliau sylfaenol y mae gan bawb yn y DU hawl iddyn nhw. Mae’n gofyn i bob corff cyhoeddus neu sefydliad preifat, sydd yn darparu gwasanaeth cyhoeddus, i barchu ac amddiffyn hawliau dynol.
Gallai tramgwyddau hawliau dynol gynnwys:
- gwahaniaethu yn erbyn gweithwyr, amodau gweithio anniogel, masnachu pobl o fewn y gadwyn cyflenwi neu wrthod yr hawl i weithwyr ymuno ag undeb llafur
- camddefnyddio preifatrwydd cwsmeriaid pan ddefnyddir data personol yn amhriodol
- cymunedau’n cael eu niweidio gan lygredd, damweiniau neu’u halogi gan gynnyrch
Caiff nifer o’r rhain eu cynnwys gan gyfraith gyffredin neu ddarpariaethau statudol sydd yn rhwymo sefydliadau, ond nid oes gan sefydliadau weithdrefnau cwyno effeithiol bob amser i’w caniatáu i ddatrys ac unioni cwynion.
I arddangos parch dros hawliau dynol, mae angen i’ch busnes nodi a deall ei risgiau hawliau dynol mwyaf amlwg neu fwyaf difrifol, a mynd i’r afael â’r risgiau hyn. Os dysga ei fod wedi niweidio hawliau dynol ei weithwyr, cwsmeriaid a phobl sydd yn byw yn y cymunedau a effeithiwyd gan ei weithrediadau, rhaid iddo ddatrys y tramgwyddau hyn yn effeithiol ac yn brydlon. Rhan o ymroddiad dyledus hawliau dynol eich cwmni yw sicrhau bod gan eich cwmni brosesau effeithiol i alluogi pobl i gyflwyno cwynion am broblemau hawliau dynol, ac i unioni’n effeithiol, unrhyw niwed a brofwyd ganddyn nhw.
Drwy roi gweithdrefnau cwyno effeithiol ar waith, gallwch:
- nodi a datrys problemau hawliau dynol cyn iddyn nhw ddod yn risg i’ch busnes a’ch enw da
- darparu ffordd i nodi a mynd i’r afael yn gyflym â gofidion rhanddeiliaid, sydd wedi’u heffeithio’n uniongyrchol, cyn iddyn nhw waethygu neu arwain fel arall i niwed y gellir ei atal
- osgoi gweithdrefnau cyfreithiol maith a chostus, o bosibl
- gwella eich cydymffurfiaeth â safonau diwydiant a chodau statudol ar drin cwynion ac achwyniadau
- defnyddio dull ffurfiol a chyson wrth drin cwynion, a fydd yn fwy tebygol o fod yn deg ac yn dryloyw
- sicrhau bod staff yn fwy tebygol o wybod sut i weithredu pan goda phroblemau; a bod rhanddeiliaid yn gwybod sut fyddwch yn trin cwynion
- monitro cwynion, nodi unrhyw batrymau ac asesu pa mor dda mae’ch proses cwyno’n gweithio
- dangos eich bod wedi ymrwymo i unioni unrhyw niwed mae’ch cwmni wedi achosi i hawliau dynol rhywun.
Beth sy’n ofynnol i gwmni ei wneud pan fo hawliau dynol rhywun wedi’u niweidio?
Os ydy’ch cwmni wedi achosi niwed i hawliau dynol rhywun, neu mewn perygl o wneud felly, rhaid iddo stopio neu atal y weithred rhag achosi niwed.
Os ydy’ch cwmni yn cyfrannu neu’n gysylltiedig â niweidio hawliau dynol unigolyn, gall ddefnyddio ei ddylanwad i ostwng y risgiau i hawliau dynol. Am wybodaeth bellach am ddefnyddio dylanwad eich busnes i leihau risgiau hawliau dynol, gweler ein canllaw busnes a hawliau dynol i fyrddau, yn ogystal â’r tabl ar nodi ac atal risgiau hawliau dynol i fusnesau (dogfen Word).
Mae gan gwmnïau gyfrifoldebau i roi gweithdrefn effeithiol ar waith a all ymateb i gwynion gan weithwyr, cwsmeriaid a chymunedau. Mae gweithdrefn cwyno effeithiol yn ymwneud gymaint â’r broses o gael ac ymateb i gwynion ag y mae â’r canlyniad.
Mae rhaid i unigolion, y mae eu hawliau efallai wedi’u cam-drin gan weithrediadau’ch busnes, allu cael mynediad i’ch proses cwyno. Fel arfer, gallwch addasu’ch gweithdrefn fel y bo’n nodi effeithiau ar hawliau dynol, yn hytrach na chreu gweithdrefn wahanol.
Sut y dylech unioni’r broblem?
Wrth unioni’r problemau, gall eich gweithrediadau amrywio o gynnig ymddiheuriad a gweithredu i atal y sefyllfa rhag digwydd eto i iawndal ariannol neu gosbau mewnol. Dylech gymryd i gyfrif yr hyn y mae’r bobl, sydd wedi’u heffeithio arnynt, yn ystyried yn weithred effeithiol i unioni’r sefyllfa, yn ogystal â’r hyn yr ydych yn ei ystyried sydd yn briodol.
Weithiau, gallai’r wladwriaeth, drwy lys, tribiwnlys neu Ombwdsmon yn bennaf, bennu’r weithred ar gyfer unioni sefyllfa. Dylech, bob amser, gydymffurfio â’r prosesau gwladwriaeth hyn, hyd yn oed os nad yw’n ofynnol, yn gyfreithiol, i chi wneud felly.
Dull sydd yn seiliedig ar egwyddorion
Dywed Egwyddorion Arweiniol y CU ar Fusnes a Hawliau Dynol y dylai triniaeth effeithiol o gwynion fod yn:
- Gyfreithlon, hynny yw, yn deg ac yn ddibynadwy
- Hygyrch, hynny yw, mae pob rhanddeiliad perthnasol yn hysbys ohoni, a’i bod yn darparu cynhorthwy digonol i’r rheini a allai wynebu rhwystrau wrth gael mynediad i weithdrefn a phroses cwyno, er enghraifft oherwydd iaith neu anabledd
- Rhagweladwy yn nhermau proses ac argaeledd deilliannau
- Cyfiawn yn nhermau mynediad teg i wybodaeth, cyngor ac arbenigedd
- Tryloyw, drwy hysbysu’r rheini, sydd wedi’u cynnwys yn yr achwyniad, am ei chynnydd, a thrwy ddarparu gwybodaeth ddigonol am y broses i feithrin hyder yn ei heffeithiolrwydd
- Cydnaws â hawliau dynol, sydd wedi’u cydnabod yn rhyngwladol, megis y Datganiad Cyffredinol ar Hawliau Dynol a chonfensiynau craidd y Sefydliad Llafur Rhyngwladol
- Ffynhonnell dysgu barhaus i’r cwmni
- Wedi’i sefydlu ar ymgysylltu a deialog gyda’r grwpiau y mae wedi’i bwriadu iddyn nhw.
Lawr lwythwch ein canllaw i weld sut mae’r egwyddorion hyn yn gymwys i weithwyr, cwsmeriaid a chymunedau.
Diweddarwyd ddiwethaf: 05 Jan 2017