Beth ddylech chi newid

Pan fo gweithiwr cyflogedig yn trawsnewid, efallai y bydd yn ofynnol gwneud newidiadau i gofnodion

  • Dylai cyflogwyr sicrhau bod pob dogfen, cyfeiriadau cyhoeddus (fel llyfrau ffôn, prosbectysau, bywgraffiadau ar y we) a manylion cyflogaeth yn adlewyrchu rhyw caffaeledig yr unigolyn.  Mae hyn yn cynnwys cyflogres pan fo’r gweithiwr cyflogedig wedi hysbysu’r Adran Gwaith a Phensiynau a Chyllid y Wlad o’u newid.  Bydd hyn yn cynorthwyo i atal unrhyw achos o dorri cyfrinachedd.  Noder y bydd gennych eisoes broses ar gyfer hyn mae’n debyg, ar gyfer yr amgylchiadau pan fo pobl yn newid eu henw ar ôl priodi neu bartneriaeth sifil.
  • Pan fo dogfennau wedi’u gweld a chopïau wedi’u cymryd wrth ddechrau swydd (fel tystysgrif geni) gwneir pob ymdrech posibl i newid y rhai hynny am ddogfennau cyfwerth yn yr enw a’r rhyw newydd.  Mae’r Ddeddf Diogelu Data yn cyfyngu ar y rhesymau dros gadw gwybodaeth.  Pan na fydd y wybodaeth honno’n ddefnyddiol mwyach, mae’n rhaid ei dinistrio.
  • Mewn rhai achosion mae angen cadw cofnodion sy’n ymwneud â hunaniaeth unigolyn pan fydd yn cael ei eni, er enghraifft at ddibenion pensiwn neu yswiriant cyn cael cydnabyddiaeth o’r rhyw newydd.  Fodd bynnag, ar ôl i berson dderbyn Tystysgrif Cydnabod Rhyw, mae’n rhaid cyfnewid y rhain am fanylion newydd.
  • Mae’n rhaid cyfyngu mynediad i gofnodion sy’n dangos y newid enw ac unrhyw fanylion eraill sy’n gysylltiedig â statws trawsrywiol unigolyn (fel cofnodion absenoldeb ar gyfer triniaeth feddygol) i staff sydd angen y wybodaeth i wneud eu gwaith.  Gallai pobl o’r fath gynnwys y rhai hynny sy’n cyfrannu’n uniongyrchol at weinyddu proses, er enghraifft swyddog meddygol cwmni yswiriant, neu’r person sy’n awdurdodi taliadau mewn cynllun pensiwn.  Nid ydynt yn cynnwys cydweithwyr, rheolwyr llinell neu drydydd parti.
  • Ar ôl i berson gael Tystysgrif Cydnabod Rhyw, ni cheir datgelu’r wybodaeth hon.  Dylid trin achosion o dorri cyfrinachedd yr un modd difrifol â datgelu manylion personol am unrhyw aelod arall o staff.  Mae gan rai sefydliadau aelod penodol o’r tîm Adnoddau Dynol sy’n gyfrifol am sicrhau bod yr holl gofnodion yn cael eu diweddaru neu eu dileu’n gywir.
  • Gallai staff trawsrywiol wirfoddoli i ddatgelu gwybodaeth ar lefel eilaidd, er enghraifft, ateb holiadur cyfle cyfartal, neu ofyn am gymorth gan reolwr llinell.  Eto, dylid cadw cyfrinachedd llwyr gan na ddylid datgelu gwybodaeth bellach heb ganiatâd yr unigolyn.  Mae hyn yn golygu y dylid asesu effaith holiaduron fel hyn cyn pennu sut y bydd amgylchiadau o’r fath yn cael eu trafod yn gyfrinachol.

Noder nad yw’n drosedd datgelu gwybodaeth a ddiogelir os na ellir adnabod y person neu os ydynt yn rhoi eu caniatâd. Fodd bynnag, ni ddylid gorfodi caniatâd o’r fath.
 

back to top