Gwerthu i'r Comisiwn

Pwrpas y canllaw hwn 

Pwrpas y canllaw hwn yw egluro wrth fusnesau cyfredol a phosibl, contractwyr a chyflenwyr i’r Comisiwn y ffordd yr ydym yn gweithredu mewn busnes, a sut y medran nhw gymryd rhan a’r dulliau a ddefnyddir gennym. Mae wedi’i gynllunio i amlinellu’r gweithdrefnau prynu ar gyfer contractwyr a chyflenwyr, ac i wneud y broses o gaffael yn fwy tryloyw , bydd yn gymorth i ni i sicrhau ein bod bob amser yn cael gwerth llawn yr arian a’n bod yn gwario arian cyhoeddus yn y ffordd briodol.


Amcan y canllaw yw galluogi mwy o fentrau canolig a bach, mwy o fusnesau o gymunedau lleiafrif ethnig a dduon a mwy o gyflenwyr lleol i weithio’n agos gyda ni’n llawn yn ôl ethos y Comisiwn.  Tra na fedrwn ymrwymo i wobrwyo contractau a thendrau i unrhyw sefydliad, ein nod yw cefnogi cyn belled â phosib y busnesau hynny sydd a’r gallu i ateb gofynion y comisiwn, a’u galluogi i gymryd rhan yn ein proses tendro.

Cyflwyniad i’r Comisiwn

Bydd y ffordd y mae’r Comisiwn yn gweithredu mewn busnes bob amser yn adlewyrchu’n blaenoriaethau Strategol fel eu gosodwyd yn y Cynllun Busnes.

Mae’r Comisiwn yn gweithredu i ddileu gwahaniaethu, lleihau anghydraddoldeb, a diogelu hawliau dynol ac i feithrin cysylltiadau da, gan sicrhau y bod gan bawb gyfle teg i gymryd rhan mewn cymdeithas.  Mae’n gweithredu dros bawb yn y gymdeithas ac nid yn unig dros y rhai difreintiedig, a gall ddefnyddio ei bwerau gorfodi newydd lle bo’u hangen er mwyn gwarantu cydraddoldeb i bobl. Mae ganddo hefyd fandad i hyrwyddo dealltwriaeth o’r Ddeddf Hawliau Dynol.

Mae ganddo gylch gwaith DU eang gyda phrif swyddfeydd yn Llundain, Manceinion,  Birmingham, Caerdydd a Glasgow, gyda nifer o swyddfeydd lleol bach ym mannau eraill o fewn y DU.

Ar beth y mae’r Comisiwn yn gwario ei arian?

Mae’r Comisiwn yn gwario tua £35m y flwyddyn ar amrywiaeth eang o nwyddau a gwasanaethau. Mae ganddo ddyletswydd statudol i sicrhau y bod ei wariant yn ufudd i ofynion deddfwriaeth a pholisïau’r Comisiwn ei hun ill dau, ac i ddangos cydraddoldeb a Gwerth am Arian. Wrth wario’r arian hwnnw, mae gennym hefyd ddyletswydd i ddarparu gwasanaeth o safon uchel.

Rydym yn gwario arian ar amrywiaeth eang o wasanaethau a chyflenwadau, yn amrywio’n fawr mewn math a chost. Mae’r rhestr isod yn dangos rhai enghreifftiau o’r mathau o gyflenwadau a gwasanaethau y mae’r Comisiwn yn ei gaffael, er nad yw hwn yn rhestr drwyadl o bell ffordd: 

Offer Swyddfa
  £95,000
 
Gwasanaethau Negesydd
  £13,800
 
Lleoliadau Cynhadledd
  £53,000
 
Gosod Cynadleddau
  £37,400
 
Taliadau Ymchwil a Threuliau
 £523,200
 
Cyfnodolion /Tanysgrifiadau
   £50,000
 
Llogi ystafell
   £35,900
 
Hyfforddiant a Datblygiad
 £300,000
 
Trydan
  £37,700
 

(Mae’r symiau’n  ffigyrau blynyddol bras)

Pwy yw’r prynwyr?

Mae gan y Comisiwn tîm caffaeliad craidd sy’n cefnogi ac yn rheoli  gweithrediadau masnachol o werth uchel, gyda’r caffaeliaid o werth is wedi’u dirprwyo i reolwyr lleol.

Sut yr ydym yn hysbysebu

Mae’r ffordd yr ydym yn hysbysebu am wasanaethau a chyflenwyr yn dibynnu ar werth pob cynnyrch neu wasanaeth arbenigol.

Cyflenwadau a Gwasanaethau

  • Caiff unrhyw beth o dan £10,000 ei gael gan ddalwyr cyllideb ddirprwyedig ymhob cyfarwyddiaeth, gan sicrhau gwerth am arian da a gwasanaeth o safon uchel.
  • Rhwng £10,000 a £50,000 ceir dyfynbrisiau gan fusnesau sydd â’r gallu i ateb gofynion y Comisiwn. Bydd rheolwyr yn cael dyfynbrisiau gan ddefnyddio cyflenwyr adnabyddus, neu wahodd cynigion o’r farchnad ehangach.
  • Uwch £50,000 ceisir am dendrau, yn yr achos hwn hysbysebir cyfleoedd ar y safle we hon, a phan mae’n berthnasol ar safleoedd eraill, y wasg lleol neu fasnach, ac os yn berthnasol yng Nghyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd (OJEU).
  • Bydd Cyflenwadau a Gwasanaethau lle bo’u gwerth yn fwy na throthwyau’r Undeb Ewropeaidd  yn amodol ar weithdrefnau braidd yn wahanol, a bydd gofyn i’r comisiwn cydymffurfio â  Chyfarwyddebau Caffael yr UE
  • Y trothwy UE cyfredol yw £139,000 dros oes y contract.

Trefnau 

Bydd y Comisiwn yn defnyddio nifer o drefnau a ddisgrifir yn fyr isod:

  • Mae trefn agored yn gadael i unrhyw un i gyflwyno tendr.
  • Mae trefn gyfyngedig, lle bo rhaid i’r comisiwn wahodd  mynegiadau o ddiddordeb, yna creu rhestr fer o fusnesau a wahoddir i dendro.

Gofynion Cyflenwyr

Bydd y Comisiwn fel rhan o’i brosesau, yn gofyn i’w cyflenwyr ddangos eu bod nhw’n,

  • Wedi’u sefydlu’n iawn
  • Yn gyllidol ddiogel
  • Yn gallu darparu geirdaon
  • Y bod ganddynt bolisïau AD derbyniol
  • Y bod ganddynt brosesau ansawdd effeithiol
  • Meddu ar sicrwydd yswiriant priodol.
  • Termau ac Amodau
  • Heblaw eu bod wedi’u gosod rhywle arall bydd y Comisiwn yn masnachu yn ôl ei Dermau Pwrcasu ei hunan a dylid sylwi ar y pwyntiau canlynol.
  • Bydd gwobrau Tendr yn ysgrifenedig yn unig, gan Swyddog Caffael, Cyllid sydd wedi’i enwi.
  • Ni fydd y Comisiwn yn derbyn unrhyw atebolrwydd am unrhyw waith a wnaed o flaen llaw contract sydd wedi’i arwyddo’n ffurfiol a chyflwyniad o archeb bwrcasu.
  • Bydd y Comisiwn yn gofyn am ddatganiadau misol o werth y gwaith a gyflawnwyd cyn belled, ac amcangyfrif o werth y contract a’r dyddiad gorffen i’w danfon i’r Swyddog Caffael. 
  • Ni ellir cyflwyno taliadau ymlaen llaw neu heb ddyfynnu rhifau archeb bwrcasu.

Dyfarniadau

Bydd y Comisiwn yn gyffredinol yn cyhoeddi criterion gwobrwyo contract naill yn yr hysbysiad, hysbyseb neu ddogfennau tendro. Yn nhermau cyffredinol bydd yn ofynnol i gyflenwyr i gynnig y gwerth am arian orau, yn gysylltiedig â’r gallu i ateb anghenion busnes a darparu sicrwydd y bod y cynnig yn realistig  a chynaliadwy.  Fel arfer bydd y comisiwn yn ystyried y broses werthuso costau oes gyfan.

Os fyddwch yn aflwyddiannus wrth gynnig i gyflenwi’r Comisiwn , fe wnawn ni ddarparu adborth i chi os mynnwch i’ch galluogi i elwa o’r profiad a chystadlu’n well yn y dyfodol. 

Dulliau Talu

Fel arfer telir y taliadau i’r cyflenwyr a chontractwyr ar ôl derbyn y nwyddau neu ddeunyddiau; cyflenwir rhaglen dalu pan fo’n briodol. Cyn belled â phosib, telir taliadau gan gredyd awtomataidd banc (Bac).

Caffael Electronig

Mae’r Comisiwn hwn yn symud yn gyflym tuag at Fasnachu Electronig, gan gynnwys cyhoeddi archebion pwrcasu, tendrau ac amcangyfrifon.

Bydd dogfennau Tendro neu Ddyfyniad, lle y bo’n briodol, ar gael i gyflenwyr eu lawr lwytho, gan ymateb yn ôl y gofyn. Ar hyn o bryd nid oes gennym y cyfleusterau i dderbyn Tendrau drwy ddulliau electronig, fodd bynnag rydym yn ceisio gwella ein trefniadau cyfredol a bydd gwybodaeth benodol yn cael ei gynnwys ymhob gwahoddiad i Dendro.

Efallai y caiff archebion pwrcasu a gwybodaeth arall eu trosglwyddo drwy e-bost neu ddulliau electronig eraill.

Beth yw’r hyn a ddisgwylir

Bydd y Comisiwn yn disgwyl i gyflenwyr a chontractwyr ddarparu

  • Gwasanaeth dibynadwy a sicr
  • Cyfathrebiad da gydag ef
  • Parodrwydd i awgrymu dewisiadau arall i leihau cost neu wastraff (tra chadw ansawdd cyffredinol)
  • Gonestrwydd a phroffesiynoliaeth
  • Dull busnes moesegol
  • Yn gyfnewid, bydd y comisiwn yn:
  • Setlo a thalu cyfrifon yn brydlon
  • Darparu cyfathrebu da gyda chyflenwyr a phartneriaid
  • Gweithio’n onest ac yn broffesiynol

Adborth

Os hoffech roi sylw ar y wybodaeth hon cysylltwch â:
Procurement Manager,
Equality & Human Rights Commission
4th Floor
Arndale Centre
Manchester
M4 3AQ

tel 0161 829 8220
e-bost  Financehelpdesk@equalityhumanrights.com
 

back to top